26 czerwca 2008 (zmod.: 24 października 2008)

Pracując nieustannie masz jakieś zadania do wykonania. Najchętniej wykonujesz zadania, które cię interesują, i za które jesteś nagradzany. Przy okazji jednak, skupiasz się na mało istotnych szczegółach i w efekcie twój czas jest wykorzystywany nieefektywnie. W odwrotnej sytuacji (kiedy zadanie nie jest interesujące) masz wrażenie, że czas przeznaczony na realizację zadania jest słabo wykorzystany, zapominając o motywacji, która „każe” ci jak najszybciej skończyć to zadanie. Mając wyznaczone ograniczenia czasowe możesz albo pracować efektywniej, albo mogą cię one demotywować. W każdym wypadku powinieneś stworzyć swoją strategię zarządzania czasem i jego efektywnego wykorzystywania.

Zaplanuj swoją pracę. Zacznij od wyznaczenia dokładnych celów. Cele powinny być precyzyjnie sformułowane. Muszą jasno określać, jakie kroki trzeba podjąć, by cel osiągnąć, np. „sporządzenie listy ważnych zadań, które jeszcze nie zostały wykonane”. Sporządź swoją listę celów, może być długa. Kolejnym etapem jest określenie możliwości ich realizacji. Jeśli cel jest realistyczny, pozwól poznać go innym ludziom. Nikt nie lubi publicznej porażki, dlatego dostaniesz dodatkową motywację do działania.

Następny krok to ustalenie priorytetów dla swoich zadań (piszę o tym również w artykule "Bądź produktywny!"). Wyróżnia się 3 rodzaje priorytetów: pilność, ważność i pilność z ważnością. Na początku zajmij się zadaniami z trzeciej grupy. Po wykonaniu jednego zadania przechodzisz do kolejnych. Zadania ważne powinny być wykonywane na bieżąco. Nie odkładaj ich na później, bo wrócą do ciebie nie tylko ważne, ale i pilne. Ostatnie w hierarchii są zadania pilne. Może się okazać, że wcale nie musisz ich wykonywać.

Po określeniu priorytetów ustal sposób wykonania zadań, innymi słowy zaplanuj w jaki sposób zamierzasz je wykonać. Planowanie, choć może wydawać się stratą czasu, pozwala go w rzeczywistości zaoszczędzić. Potwierdzają to badania. Poświęcając 20 minut na zaplanowanie tygodnia możesz liczyć na oszczędności rzędu 4,5h. Ja korzystam właśnie z tygodniowego planera (tutaj załącznik planera), w którym wypisuję wszystkie tygodniowe priorytety, wraz z podziałem na dni. Następnie (po wypisaniu priorytetów na dany tydzień i dany dzień) w polu „Rzeczy do zrobienia / sprawy do załatwienia” rozplanowuję je w ujęciu godzinowym.

Do każdego zadania określaj ilość czasu potrzebną do jego wykonania i trzymaj się tej ilości. Jeśli ją przekroczysz, znajdź przyczyny i wyciągnij wnioski. Do tego wyznacz sobie termin realizacji, nawet jeśli trudno ci go precyzyjnie określić. Planowanie powinno być szczegółowe, zamiast pisać „spotkam się z panem X w sprawie samochodu” zapisz sobie „W poniedziałek o 11:00 spotkanie z panem X w sprawie omówienia szczegółów transakcji sprzedaży samochodu”. Wskaż dokładnie, jak i kiedy masz zamiar skontaktować się z X oraz co jest tematem waszej rozmowy.

2h jednorazowo spędzone nad zadaniem są efektywniejsze, niż rozbicie tej pracy na 4 części po pół godziny. Nie tracisz czasu na przypominanie sobie, w którym miejscu skończyłeś i nie wypadasz z toku myślowego. Naprawdę dobrze potrafimy skupić się na jednej rzeczy w danym momencie. Oczywiście trzeba wziąć pod uwagę znudzenie, zwłaszcza w przypadku długich, nudnych zadań i odpowiednio wszystko zaplanować. Rozłożenie zadania na etapy ma swoje zalety, jednak nadmierne rozczłonkowanie prowadzi do niepotrzebnych strat czasowych.

« nowszy

starszy »